Gmail 过滤器的20个巧妙用途

今天给 Netputer 说,用Gmail你可以通过创建 filter 来让某一类邮件跳过收件箱直接存档以便有时间了集中查看,他问我怎么做。记起好早以前翻译过一篇关于 Gmail 过滤器的文章,今天找来发在这里给 Netputer 和 还不熟悉Gmail过滤器的同学们补补课。

 

Gmail 最酷的一个功能就是它的过滤器(Filter)——通过适当的设置,过滤器可以大大增强本已十分强大的Gmail邮箱。通过建立一些简单的过滤规则,就可以节省下很多时间及空间、删除收件箱里不要的邮件甚至把你的Gmail变成一个多功能的工具。

当然,Gmail的过滤器也有一些不足,希望Gmail能在今后改进这些功能:

  1. 不能创建一个灵活的文件夹
  2. 很难将一个长的Email地址加入过滤规则

但总的来说,Gmail的过滤功能还是非常棒的。这里有一些技巧可以帮你了解如何用好它:

gmail-filter

  1. Killfile。如果有人给我发送很多 的垃圾邮件(恶作剧邮件、多链接的邮件),他们就会被加入我的KillFile。看一下发件人处的Email地址是否已经存在于我的Killfile过滤规则中,如果已存在,就删除这封邮件;如果没有,那么就把这个Email地址加入Killfile的过滤规则中。
  2. 逻辑命令。过滤器的工作机理类似于与Gmail的搜索功能,所以,你可以使用一些搜索指令如 AND OR NOT。当我要找一些人的地址时,我可以使用OR;当邮件中都包含一系列的关联词汇时我可以用AND。使用搜索运算符会使这个过程更简便:"|"表示OR;"-"表示NOT;空格表示AND;圆括号用来把你的搜索语句中的不同条件组合起来。
  3. 其他的搜索命令。除了上述一般的过滤命令外,Gmail过滤器还可以使用如“from:”, “to:”, “has:”, “is:”, “filename:” 及 “label:”, 使用这些搜索命令会使你的Gmail过滤器更加强大。
  4. 发送提醒邮件。我希望Google能对Gmail增加的其中一个功能就是定时发送邮件。这可以使我能够按规定时间发送提醒邮件给别人。而目前,作为替代我注册了一个可以发送提醒邮件到我Gmail的服务,然后依据邮件标题或内容的不同建立过滤规则以使提醒邮件转发至不同的人。这不是非常的完美,但却容许我根据一定的规则发送提醒邮件给不同的人。
  5. 日程和日志。设置Google Calendar发送事件提醒。你可以创建一个名为事件(Event)的标签,创建一个过滤器使Calendar发送的提醒跳过收件箱放在这个标签下。现在,你不仅可以把你的项目事件放在一处(不再像以前一样分散在收件箱里),而且当你完成这个项目或工作后也不必去给它们添加标记,并且你还有了一个项目全过程进度的日志。
  6. 要做的事(To-dos)。这是一个普通的应用,你可以给自己发送一封需要做的工作的邮件,然后创建一个过滤规则:收件人和发件人都是你的信箱地址,并且使邮件都直接发送到To-dos标签下。这样你就可以在一个标签内看你的所有的“要做的事”。或许,你是个GTD爱好者,你可以为每个内容创建To-dos(如@工作,@家庭,@出差,@电话,等),通过创建不同的标签,发送邮件到 yourname+work@gmail.com(通过使用+号,你的Gmail可以有无限个地址),然后创建过滤规则让这些邮件转移到@work标签内,其他的同上。(注:GDT=Getting Things Done)
  7. 会话式邮件(Follow up)。如果你不是GTD爱好者,那么创建一个会话标签将是非常必要的。建立一个“包含字词”部分为“yourname+follow”的过滤器,并设置这里的邮件跳过收件夹直接存入“@follow”标签下。以后当你发送需要跟随后续内容的邮件时,在抄送地址里输入yourname+follow,这样这些邮件就会放入“@folow”标签中了。注意,你要每天检查一下这个标签,这样才能看到你的会话式邮件。
  8. 将垃圾邮件直接删除到已删除邮件。作为替代Gmail自身的垃圾邮件过滤功能(我们讨厌看到在垃圾邮件这个文件夹后跟着一个很大的数字),创建一个过滤器:在“包含字词”部分输入"is:spam"(点击下一步,Gmail会弹出一个警告,选择“是”即可),在选择操作部分,选择“删除”。以后垃圾邮件就会自动放到“已删除邮件”中了。
  9. 存档书签。如果你正在使用del.icio.us或其他的书签服务,你可以把它们存档在Gmail的一个标签下(如”Bokmarks”)。在像rssfwd.com这样的将Feed内容转发至Email服务的网站,输入你的书签的Feed地址,为它们创建一个过滤规则并存入“Bookmark”标签下。这样在Gmail强大的搜索过滤功能下,你的所有书签就都存放在一起了。
  10. 清理附件。你是不是跟我一样喜欢集中一次性删除旧邮件?在这个过程中我通常使用一些搜索命令,如“has:attachment”, 这样我可以方便地找到所有的大容量的邮件并删除他们。要让这个过程更加简单化,那就创建一个类似的过滤器吧。
  11. 多媒体文件。如果你收到大量的附有如音乐、视频、照片的多媒体文件的邮件,此时也可以创建一个过滤器来方便地找到它们。
    视频文件:"filename:wmv | filename:mov";
    音乐文件:"filename:mp3"。
    图片文件:"filename:jpg | filename:gif"
    文档文件:"filename:pdf | filename:doc"
  12. 备份。注册一个新的用来储存文件的Gmail帐号,使用"has:attachments"的过滤规则将所有含有附件的邮件都自动转发到你的第二个Gmail信箱里。这样下次再删除旧邮件时就不用担心后悔了。
  13. 新闻组和Feed。你可以为你订阅的新闻组创建一个过滤器,这样它们就不会塞满你的收件箱了。也可以把你订阅的Feeds更新转发到你的Gmail,当你阅读后这些内容会自动标记并存档。如今,你不但在任何地方都可以阅读它们,而且还可以搜索它们。
  14. Bloggers。如果你正在经营一个博客,你可以通过过滤器将你博客的评论和Pingback自动存档于"blog"标签,这样你的收件夹就不会很快被这些邮件填满了。再把你博客统计报告自动归档在这个标签下,你博客的成功在这里就一收眼底了。
  15. 删除旧的已发送邮件。大多数情况下,没有理由要保留那些旧的已发送邮件。使用 "before:2006/06/01 label:sent" ,动作为删除的过滤规则,删掉这些旧邮件。每个月的时候,记得更新这个过滤规则中的日期。
  16. 禁止删除。有些邮件是不希望被删除的,比如那些来自孩子或老板的邮件,通过添加这些联系人的邮件地址创建一个过滤规则将它们移到“Nodelete”标签下。以后删除旧邮件或含有附件的邮件时就不必担心这些重要的邮件随那些垃圾一块被删掉了。
  17. Flickr。创建一个过滤器将转发到Gmail的你的Flickr Feed自动存入一个标签内。现在,通过Gmail你的照片变得可以搜索了。你也可以创建过滤器接收来自某些tags或联系人Flickr更新提醒。
  18. 便签。给自己发送封邮件及时记下你在互联网上的发现、会议上的所得、书本上的感悟或者班级的讨论。使用过滤器将这些内容自动归档在一个标签下。如今,你可以搜索、存档并且在任何地方方便地取得这些内容。
  19. Twitter。使用手机或聊天工具发送信息给Twitter(国内读者可使用饭否),在每条信息的开始加上一些关键字,如NOTE,TODO,BLOG,FOLLOW,等。转发你的Twitter Feed到Gmail,给每个类型的关键字创建一个过滤器(如,给note twitter创建标签为"Note"的过滤器)。这样通过twitter你可以使用手机发送你的便条,要做的事,提醒以及更多的内容给你的Gmail。
  20. 使用通配符。使用通配符(*)可以用来来找出那些来自某些公司的使用同一域名的的邮件。一个很好的利用就是使用通配符来跟踪自己在Amazon、eBay等网上商店的购物邮件。只需创建一个发件人如"*@amazon.com|*@ebay.com|*@paypal.com|*@barnesandnoble.com"的过滤规则即可。

以上20个技巧够实用吧,喜欢的话赶快去试试!不要忘记告诉你的朋友哦~~

原文 : 20 Ways to Use Gmail Filters 

翻译 : 任平生

  • 原来是说我的,先沙发!

  • 感觉我很无知,虽然知道,一直能去整蛊..

  • 没想到这么强大!继续顶~

  • 先留着,以后再看~

  • 突然发现我差一点就可以评论榜首位了,继续唠叨~

  • 算了,太坏了..
    貌似再刷楼..闪!

  • 楼上的发的也太多了吧

  • 单口相声专场?越来越喜欢GMail了

  • 应该类似于outlook里面的规则吧~

  • 没研究过

  • 很早就在用了。user+whatever@gmail.com 这样的形式配合 filter 应该是更便利的方法

    @Shawn: 文中也提到这种技巧,不过还有更多很有用的小技巧使我们平时忽略的

  • 你还别说,我还真没用过,回来研究一下。

  • 非常实用!

  • cychan

    如果我的邮箱里大量垃圾邮件,怎么过滤呢?请指教哦。。 :mrgreen: :mrgreen: 回复好吗?谢谢

    @cychan, Gmail 已经有很强大的自动垃圾邮件过滤功能,如果还不能满足你的要求,你可以创建过滤来删除垃圾邮件,可以参考我的设置: http://twitpic.com/5o7up

    cychan 回复:
    2009/05/22 13:12

    @任平生, 你好!你的博客真的是错哦。就是信息太少哦。。。我看到了,不过我的邮箱里邮件都是英语,设置请来有点麻烦,太多啊,我头大。。你还有什么好东西给我看看吧。。

    @cychan, 你可以挑那些比较典型的 Spam 包含最多的词语做过滤关键词,或者举报垃圾邮件,这样 Gmail 就可以根据你以往的举报来分析拦截垃圾邮件 : http://twitpic.com/5p3jy

    BTW. 你感觉这里哪些信息需要再丰富些?

  • roysing

    希望这些“冷门”的技巧发布多些。。。。。。。

    roysing 回复:
    2009/08/05 20:04

    @roysing,
    附上官方的全部命令列表: https://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=7190

  • roysing

    如果是带空格的关键词,用什么字符标识他为一个关键词啊?

    例如: your account information 这样一个关键词。。。。因为空格代表 and 了。

    @roysing, 用双引号啊 “your account information” 😛

    roysing 回复:
    2009/08/06 15:31

    @任平生, 是的,根据上面的列表资料,我已经通过标签和过滤器叠加,整理了部分邮件。

    例如 相册标签,下面包括flickr、大脚、fotki…. 然后隐藏掉单个站点的标签在左侧面板。。。。

    通过这样嵌套,左侧面板的标签精简了很多。。。。。

    roysing 回复:
    2009/08/06 16:05

    @任平生, 还有噢,任同志。

    发件人过滤时候,我都是只用域名的,例如: abc.com|123.com 这样。

    请单用域名的话,跟 *@abc.com|*@123.com 会有什么区别呢?

    @roysing, 我感觉没什么区别,效果应该是一样的

    roysing 回复:
    2009/08/06 16:25

    @任平生, 其实我问这个原因是因为,我整理的时候,发现有小区别,但是没去理会。

    我欲把所有chat相关的邮件归入ichat这个标签,例如建立了这样一个发件人过滤 tencent.com|plugoo.com 测试搜索的时候,完全正常。但是应用后,关于腾讯的邮件确根本没有添加上ichat标签,接着再用 @tencent.com 替换,也不行,最后要用 service@tencent.com 才成功加上了标签的。

    我不知道是否gmail服务器当时的问题,如果出现以上问题的朋友可以一步步来排除。

    @roysing, 这个到没注意过,你可以研究下究竟是怎么回事 😛

    roysing 回复:
    2009/08/07 18:08

    @roysing, 现在是没问题的,费事去创造环境实验了。。。。下次在遇到才研究吧。

  • 李杏芬

    如何设置包含字词 例如: 我需要将包含 我的祖国 和 (湖南 or 湖北 or 江西)这类字样的信转发到另外一个gmail 请问如何设置?

    @李杏芬, 我的祖国 AND (湖南 OR 湖北 OR 湖北) 如图 http://min.us/lmmLek

    李杏芬 回复:
    2011/03/24 17:05

    @任平生, 谢谢你的即使回复!因为我们需要在(湖南 OR 湖北 OR 湖北)这一部分设置比较多的内容,所以有点复杂。请问我的设置 (我的祖国)AND {湖南,湖北,河北} 是不是合法的条件?

    @李杏芬, 语法中只有小括号,“或”语句用大写 OR 表示,详细请看帮助文档: http://mail.google.com/support/bin/topic.py?hl=zh-Hans&topic=12881
    写出来的是否合法,放进去试一下不就知道了

    李杏芬 回复:
    2011/03/26 6:33

    @任平生, 谢谢任老师的即时回复!因为试过很多次总是不成功, 连基本的条件都无法过滤掉,所以一直不知道问题出在哪里,也参考了网上很多人的意见,可是还是不行。我设置了发件人和主题,可是不知为何都无法成功过滤,所以很费解…… 不知是否是gmail其他的设置出现了什么问题?

  • 不知道会不会漏过重要的邮件

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  • so cool,不错

  • 学习了,谢谢楼主!

  • 陈德辉

    当Filter数量多的时候,Filter的管理就又显得不太方便了。
    不知道有没有这样的苦恼的朋友。

    如果有的话,欢迎试用我做的这个小工具
    https://groups.google.com/forum/?hl=en#!topic/gmailfilter/DLG20HO9aK8